Contingency planning en management

Door Ans Jacobs

Wat kan er gebeuren met uw bedrijf als u niet bent voorbereid op een crisissituatie? Als uw belangrijkste leverancier plotseling failliet is? Of er ontstaat brand, waardoor de productie stil komt te liggen? Vaak krijgen dit soort kwesties pas aandacht als een bedrijf al geconfronteerd is met een calamiteit. Door een goed plan met de nodige scenario’s klaar te hebben liggen voor geval van nood, kan veel leed worden voorkomen. En het stelt uw klanten en verzekeraars gerust, die er steeds vaker om vragen.

Onderzoek heeft uitgewezen dat ongeveer 60% van de bedrijven die met een calamiteit te maken krijgt binnen twee jaar failliet gaat, ondanks de uitgekeerde schadevergoeding. Van alle mkb’s heeft 80% nog geen contingency plannen. Hoog tijd om aandacht te vragen voor een goed draaiboek dus.

Contingency planning staat bij veel bedrijven onderaan op de prioriteitenlijst. De dagelijkse bezigheden vragen al genoeg tijd en energie en de kans op een calamiteit is immers niet groot. Het is lastig tijd vrij te maken voor het maken van een goed noodplan. Toch is de eenmalige investering in tijd en geld die het maken van een dergelijk plan vraagt, zeker de moeite waard: het opstellen van een dergelijk plan is sneller en effectiever dan het oplossen van de problemen en tegenslagen die uw bedrijf kan verwachten als er daadwerkelijk iets gebeurt. Dus ja, een goed contingency plan maken vergt tijd (en daarmee dus ook geld), maar vraagt een fractie van de te verwachten kosten als er een ramp gebeurt. Een contingency plan is dus geen kostenpost, maar een terechte investering in het bedrijf.

Business Continuity management (BCM) gaat nog een stapje verder: het behelst een groter geheel met alle plannen en maatregelen die (kunnen) worden genomen, waarmee processen geen gevaar lopen en mogelijke verstoringen te overzien zijn. Veel bedrijven hebben al wel de basis gelegd voor BCM in de vorm van een risico-inventarisatie en een bedrijfsnoodplan. Denk hierbij aan een risico-inventarisatie, het systematisch benaderen van mogelijke gevolgen, het instellen van werkwijzen om de gevolgen te minimaliseren en het zeker stellen van middelen die nodig zijn voor productie. Sinds 2014 kunnen bedrijven gecertificeerd worden voor de norm NEN-EN-ISO 22301:2014 (Maatschappelijke veiligheid – Managementsystemen voor bedrijfscontinuïteit- Eisen)

Wat is nu precies een contingency plan, ofwel Business Contingency Plan (BCP), en waarin verschilt het van een crisis- of calamiteitenplan en BCM?

  • Het BCP is gericht op het garanderen van bedrijfscontinuïteit en het minimaliseren van de effecten en gevolgschade van een calamiteit waardoor processen stil komen te vallen. De focus van een BCP is dus niet het voorkomen van een calamiteit. Daarvoor is binnen het risicomanagement een crisisplan of BHV-plan opgesteld. Een BCP treedt in werking direct na een calamiteit.
  • Een BCP is onderdeel van het business continuity management (BCM) en van een calamiteitenplan.
  • Een BCP is opgesteld als effectief plan (draaiboek) bij een eventueel toekomstig incident. Het ligt als het ware op de plank te wachten en moet hooguit af en toe op actualiteit worden beoordeeld.
  • Een BCP is er niet alleen voor grote rampen, maar ook bijvoorbeeld voor het verlies van data, te weinig personeel door een griepepidemie, een wegblokkade of een besmetting in het laboratorium waardoor resultaten niet meer betrouwbaar zijn.
  • BCM is het totaal aan (mogelijke) maatregelen om schade na calamiteiten te beheersen: risicobeoordeling, acties en werkwijzen om deze risico’s te minimaliseren, plannen om direct te helpen bij een calamiteit (zoals een crisisplan of BHV-plan) en plannen om te zorgen dat leveringen aan klanten door kunnen gaan.

Er zijn trainingen en trajecten om Business Continuity Management op ze zetten en eventueel te certificeren. In de literatuur en op internet is inmiddels veel informatie over dit onderwerp te vinden, tot aan YouTube-cursussen toe. In veel cursussen en vakliteratuur wordt ingegaan op continuity voor de hele organisatie, alle afdelingen, alle mogelijke gevaren en preventieve maatregelen en plannen. Voor sommige bedrijven is een dergelijk grootschalige aanpak een must, voor alle bedrijven van grote toegevoegde waarde. Voor kleinere bedrijven kan het opstellen ervan wellicht iets te veelomvattend zijn. In het hoofdstuk Het opstellen van een Business Contingency Plan zijn tips en aandachtspunten op een rijtje gezet die kunnen helpen bij het maken van een BCP.

BMC Business Contingency plan

Meer weten over het opstellen van een Business Contingency Plan?

Download de whitepaper

 

Video
Delen

Uw naam

E-mail

Naam ontvanger

E-mail adres ontvanger

Uw bericht

Verstuur

Share

E-mail

Facebook

LinkedIn

Aanmelden

Verstuur