Wat kan er gebeuren met uw bedrijf als u niet bent voorbereid op een crisissituatie? Als uw belangrijkste leverancier plotseling failliet is? Of er ontstaat brand, waardoor de productie stil komt te liggen? Vaak krijgen dit soort kwesties pas aandacht als een bedrijf al geconfronteerd is met een calamiteit. Door een goed plan met de nodige scenario’s klaar te hebben liggen voor geval van nood, kan veel leed worden voorkomen. En het stelt uw klanten en verzekeraars gerust, die er steeds vaker om vragen.
Onderzoek heeft uitgewezen dat ongeveer 60% van de bedrijven die met een calamiteit te maken krijgt binnen twee jaar failliet gaat, ondanks de uitgekeerde schadevergoeding. Van alle mkb’s heeft 80% nog geen contingency plannen. Hoog tijd om aandacht te vragen voor een goed draaiboek dus.
Contingency planning staat bij veel bedrijven onderaan op de prioriteitenlijst. De dagelijkse bezigheden vragen al genoeg tijd en energie en de kans op een calamiteit is immers niet groot. Het is lastig tijd vrij te maken voor het maken van een goed noodplan. Toch is de eenmalige investering in tijd en geld die het maken van een dergelijk plan vraagt, zeker de moeite waard: het opstellen van een dergelijk plan is sneller en effectiever dan het oplossen van de problemen en tegenslagen die uw bedrijf kan verwachten als er daadwerkelijk iets gebeurt. Dus ja, een goed contingency plan maken vergt tijd (en daarmee dus ook geld), maar vraagt een fractie van de te verwachten kosten als er een ramp gebeurt. Een contingency plan is dus geen kostenpost, maar een terechte investering in het bedrijf.
Business Continuity management (BCM) gaat nog een stapje verder: het behelst een groter geheel met alle plannen en maatregelen die (kunnen) worden genomen, waarmee processen geen gevaar lopen en mogelijke verstoringen te overzien zijn. Veel bedrijven hebben al wel de basis gelegd voor BCM in de vorm van een risico-inventarisatie en een bedrijfsnoodplan. Denk hierbij aan een risico-inventarisatie, het systematisch benaderen van mogelijke gevolgen, het instellen van werkwijzen om de gevolgen te minimaliseren en het zeker stellen van middelen die nodig zijn voor productie. Sinds 2014 kunnen bedrijven gecertificeerd worden voor de norm NEN-EN-ISO 22301:2014 (Maatschappelijke veiligheid – Managementsystemen voor bedrijfscontinuïteit- Eisen)
Wat is nu precies een contingency plan, ofwel Business Contingency Plan (BCP), en waarin verschilt het van een crisis- of calamiteitenplan en BCM?
Er zijn trainingen en trajecten om Business Continuity Management op ze zetten en eventueel te certificeren. In de literatuur en op internet is inmiddels veel informatie over dit onderwerp te vinden, tot aan YouTube-cursussen toe. In veel cursussen en vakliteratuur wordt ingegaan op continuity voor de hele organisatie, alle afdelingen, alle mogelijke gevaren en preventieve maatregelen en plannen. Voor sommige bedrijven is een dergelijk grootschalige aanpak een must, voor alle bedrijven van grote toegevoegde waarde. Voor kleinere bedrijven kan het opstellen ervan wellicht iets te veelomvattend zijn. In het hoofdstuk Het opstellen van een Business Contingency Plan zijn tips en aandachtspunten op een rijtje gezet die kunnen helpen bij het maken van een BCP.
