Leveranciersaudits; hoe pakt u dat aan?

Leveranciersaudits zijn een belangrijk onderdeel van een kwaliteitsmanagementsysteem en essentieel om de bedrijfscontinuïteit te garanderen. Incidenten in de afgelopen jaren hebben dit nog meer benadrukt. Denk aan de door Salmonella-incidenten in de chocolade-industrie en ethyleenoxide-besmettingen in een hele reeks van grondstoffen. Met als gevolg verstoringen in de productieketen en recalls uit de markt. Leveranciersmanagement speelt daarom een belangrijke rol, maar hoe pak je dat als organisatie aan? Dat is precies waar KTBA in kan ondersteunen. Vanuit onze diensten op het gebied van Business Assurance adviseren en ondersteunen we ook bij de implementatie van leveranciersauditprogramma’s.

Voedselveiligheidsgevaren in kaart

Een leveranciersauditprogramma helpt uw organisatie bij het in kaart brengen van voedselveiligheidsgevaren bij uw leveranciers. Op basis hiervan kunt u als organisatie beoordelen hoe uw leverancier gevaren beheerst. De einddoelstelling is uiteraard het voorkomen van de contaminatie van de eigen installatie en eindproducten en de daaraan gelinkte reputatieschade en verstoring van de bedrijfscontinuïteit. Tegelijkertijd vormt een leveranciersaudit ook een uitgelezen kans om de volwassenheid van het kwaliteitsmanagementsysteem van uw leverancier te beoordelen. Zo kunt u een goede inschatting maken van hoe de leverancier omgaat met mogelijke nieuwe en opkomende bedreigingen.

Risicoanalyse

Een leveranciersauditprogramma kan bestaan uit een beperkt aantal audits met een specifieke aanleiding of een allesomvattende screening van alle leveranciers. Gewoonlijk gebeurt de selectie van leveranciersaudits op basis van een risicoanalyse. Hierin worden meerdere elementen meegenomen. Onder andere het inherente risico van de aangekochte grondstof (bijvoorbeeld zuivelproducten of vlees), de historiek van klachten en recalls, resultaten van eerdere audits en certificatie van de leverancier.

Aanpak stappenplan leveranciersaudit

Ongeacht de omvang van het programma volgt een audit steeds dezelfde stappen:

Voorbereiding en planning van de audit

Uitvoeren van de audit

Opvolging van corrigerende maatregelen

Voorbereiding op de leveranciersaudits

Tijdens de voorbereiding van het auditprogramma bepalen we in samenspraak met u de scope van de audit en hoe deze beoordeeld gaat worden. Een goed overzicht van alle te beoordelen vereisten is dus belangrijk om een grondige audit uit te kunnen voeren. En om resultaten van meerdere audits te kunnen vergelijken. Op basis van de auditplanning en de scope nemen we contact op met leveranciers om de audit in te plannen. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte en het aantal geleverde producten neemt de audit één tot twee dagen in beslag. In sommige gevallen kan het een meerwaarde zijn om de audit onaangekondigd uit te voeren. Zorg er dan wel voor dat uw leverancier expliciet op de hoogte is van de mogelijkheid tot aangekondigde klantenaudits.

Auditdag

Op de dag van de audit starten we met een openingsvergadering waarin we nogmaals de scope afstemmen met de leverancier en de agenda en het vervolgtraject na de audit met mogelijke implicaties van afwijkingen, doornemen. Omdat de overgrote meerderheid van leveranciers tegenwoordig beschikt over een GFSI-certificaat, is doorgaans geen tweede systeemaudit bij uw leverancier nodig. De focus ligt vooral op specifieke productrisico’s. De meeste aandacht gaat daarbij gewoonlijk naar het beheersen van kritische controlepunten, product- en omgevingsanalyses en algemene GMP-vereisten.

Terugkoppeling resultaten

De audit ronden we altijd af met een afsluitende vergadering. Hierbij geven we een overzicht van de positieve punten en mogelijke verbeterpunten die uit de audit naar voren kwamen. Daarnaast lichten we de verdere vervolgstappen toe. De toegevoegde waarde van een leveranciersaudit staat of valt met de verdere opvolging. Op basis van het auditverslag hoort de leverancier een actieplan in te dienen met daarin een oorzaakanalyse en een beschrijving van de geplande correctie en corrigerende maatregel. De auditor is verantwoordelijkheid voor het beoordelen van de relevantie van de voorgestelde acties en, indien vereist, bewijsmateriaal op te vragen (eventueel via een opvolgaudit).

Resultaat blijft een steekproef
Hoe grondig een audit ook wordt uitgevoerd, het resultaat blijft een steekproef. Een traceeroefening is een doeltreffende manier om in korte tijd veel informatie te verzamelen. Zo’n oefening kunnen we op een eenvoudige manier linken aan andere registraties zoals kritische controlepunten, reiniging, kalibratie, inspectie van grondstoffen en eindproducten. Op deze manier voeren we een verticale audit uit waarbij we informatie vanuit verschillende afdelingen verzamelen.

Ook uw kwaliteitssysteem verbeteren?

Wanneer u bovenstaande stappen systematisch doorloopt, kunt u het kwaliteitsmanagementsysteem van uw leveranciers continu verbeteren. Hierdoor verkleint u het risico binnen uw organisatie aanzienlijk en bent u in staat de kwaliteit hoog te houden. De auditoren van KTBA ondersteunen en begeleiden u graag in dit proces.

Klaar om aan de slag te gaan met Leveranciersbeoordeling?

Maak het uzelf gemakkelijk met modules van QA Online

Bekijken module leveranciersbeoordeling