Door: Geert-Jan Rens
Een comfort food bedrijf is de afgelopen jaren sterk gegroeid. De omzet, productportfolio, en het aantal medewerkers van de leverancier zijn in omvang toegenomen, maar de bedrijfsvoering is niet meegegroeid. Omdat processen en systemen niet waren aangepast aan de nieuwe organisatie, werden veel zaken niet, niet volledig of te laat uitgevoerd, waardoor er hard moest worden gewerkt om voor de klanten alles op orde te krijgen.
Om het bedrijf toekomstbestendig te maken en de bedrijfsvoering passend bij de omvang, werden verschillende verbeterprojecten uitgevoerd. Een van die projecten was het op orde brengen van specificatiemanagement en productontwikkeling.
In de oude situatie moest bijvoorbeeld op het laatste moment informatie bij de leveranciers worden opgehaald om daarmee de informatie voor de declaratie voor SIM en GS1 compleet te maken. Een wijziging van een recept omdat een grondstof onvoldoende beschikbaar was, betekende voorheen aanpassingen in verschillende informatiesystemen. Dit leidde tot een hoge werkdruk, fouten, inconsistentie en veel afstemming.
Een comfort food bedrijf is de afgelopen jaren sterk gegroeid. De omzet, productportfolio, en het aantal medewerkers van de leverancier zijn in omvang toegenomen, maar de bedrijfsvoering is niet meegegroeid. Omdat processen en systemen niet waren aangepast aan de nieuwe organisatie, werden veel zaken niet, niet volledig of te laat uitgevoerd, waardoor er hard moest worden gewerkt om voor de klanten alles op orde te krijgen.
De door klanten gevraagde data moet door de leveranciers worden verzameld en vastgelegd. Voor een deel wordt deze informatie zelf gemaakt (prijs), voor een ander (belangrijk) deel wordt deze geleverd door grondstoffabrikanten zoals productspecificaties van grondstoffen.
Zodra de data bekend is, is de vraag: in welk systeem wordt de data vastgelegd? In een applicatielandschap passen een receptenmanagementsysteem, een ERP en een CRM. Echter, een applicatie waarbij alle productinformatie op één plaats wordt verzameld die van daaruit naar de omgeving wordt gestuurd, werd gemist. Speciaal daarom is een systeem voor product information management aan het landschap toegevoegd om het beheer van productdata mogelijk te maken en te centraliseren.
Tenslotte is het belangrijk om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor het beheer van de data en welke processen ervoor zorgen dat nieuwe data en wijzigingen worden geregistreerd. Dit resulteert in procesbeschrijvingen en RACI-matrixen en in veel afstemming met de verschillende afdelingen die een rol spelen in de processen, zoals Inkoop, Productontwikkeling, Quality Management, Commercie en Productie.
SyncForce is een applicatie die de centralisatie van productdata ondersteunt. Nadat gedetailleerd is bepaald welke data van de recepten en verpakkingen door de klanten werd opgevraagd en hoe dit per geval dient te worden gekoppeld aan datapools (klanten) en etiketten, zijn de uitkomsten hiervan vervolgens aan het receptenmanagementsysteem (input) en ERP (output) gelinkt.
Door verbeteringen in het specificatiemanagement en een goede beheersing van productontwikkeling, komt de data voor datapool en labels beschikbaar op één plaats in Syncforce. Wijzigingen worden beheerst doorgevoerd en zijn ook direct beschikbaar voor de rest van de organisatie.
De werklast is verschoven van het samenstellen van klantinformatie naar het beheer van grondstofinformatie, waarbij netto een besparing is gerealiseerd. Datakwaliteit en beschikbaarheid zijn ook toegenomen.
Arjan van Heerde
Sales leader Business Assurance
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Business Assurance voor uw bedrijf, of bent u FSSC22000-gecertificeerd en wilt u zich voorbereiden op de nieuwe norm, dan kan KTBA u nader informeren en begeleiden.