Crisisvoorbereiding – IVRM heeft verschillende medewerkers geïnterviewd om mogelijke crises te identificeren. Dit resulteerde in de vijf meest waarschijnlijke scenario’s. De medewerkers die we interviewden, bekleedden een sleutelpositie op het hoofdkantoor of in één van de fabrieken. Hierdoor ontstond draagvlak voor de noodzaak van het traject en was de opgehaalde informatie zo compleet mogelijk.
Na het toetsen van de vijf scenario’s bij de opdrachtgever, zijn de boodschap en de meest waarschijnlijke vragen per scenario geformuleerd. De interviews leerden ons hoe de hazen lopen binnen het zuivelbedrijf. Hierdoor konden we een uitgebalanceerd crisisteam formeren en een op maat gemaakte procedure opstellen. Dit werd opgeleverd als totaalpakket in de vorm van een crisiscommunicatiehandboek.
Crisissimulatie – Uiteraard wilden we weten of de opgestelde procedure en dito boodschappen ook daadwerkelijk in de praktijk werken. Daarom hebben we een crisissimulatie uitgevoerd. De zuivelproducent leverde een recall scenario aan, gebaseerd op één van de scenario’s uit het handboek. Wij op ons beurt kropen in de rol van journalist en namen in de avond telefonisch contact op met zowel de fabriek als het hoofdkantoor. Zo konden we vernemen welke procedure werd gevolgd en welke boodschap werd afgegeven. De volgende ochtend herhaalden we dit proces. Na afloop vond er een evaluatie plaats.
Het resultaat van onze inspanningen is een praktisch ingestoken crisiscommunicatiehandboek met daarin allerhande mogelijke scenario’s, inclusief boodschappen en Q&A’s. Maar wat het ook biedt zijn makkelijk te volgen procedures voor het desbetreffende crisisteam. De crisissimulatie, die een half jaar na de implementatie van het handboek volgde, leerde de organisatie welk deel van de procedure vlekkeloos verloopt en waar juist de verbeterpunten liggen, zowel qua procedure als qua boodschap.
Arjan van Heerde
Sales leader Business Assurance
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Business Assurance voor uw bedrijf, dan kan KTBA u nader informeren en begeleiden.