Digitalisering in de Quality Assurance
Eén van de uitdagingen is het beheer van productinformatie. Het gaat hierbij om de informatie die bij het eindproduct hoort en bestemd is voor klant en consument. Het omvat informatie die wettelijk verplicht op de verpakking moet worden vermeld en andere functionele of commerciële informatie zoals allergenen declaratie, herkomstvermelding en product claims. Dit alles moet juist en volledig zijn om recalls te voorkomen of te voorkomen dat de koper zich misleid voelt. Bedrijven die onder verschillende private labels werken en naar meerdere landen exporteren, dienen deze informatie in verschillende formats en talen te beheren waardoor de complexiteit groeit en een foutje er gemakkelijk insluipt.
Tegenwoordig wordt de productinformatie niet alleen op het etiket vermeld, maar dient een bedrijf rekening te houden met een veelheid aan externe (online) communicatiekanalen. Denk hierbij aan een website, webshop en een product-app om consumenten te informeren. Daarnaast moet deze informatie gedeeld worden met meerdere zakenpartners voor bijvoorbeeld het etiketontwerp, het drukken van het etiket, het printen van een reclamefolder of met de verschillende databases van de retailers. Voordat de betreffende productinformatie compleet en correct is, zijn er intern bij het bedrijf al vele functionarissen betrokken geweest bij het opstellen, controleren en corrigeren van de informatie om van voorlopige informatie tot een set van definitieve informatie te komen. Om dit allemaal in goede banen te leiden is een geautomatiseerd systeem onmisbaar.
Gelukkig is er een systeem verkrijgbaar dat ervoor zorgt dat je met één druk op de knop de relevante productinformatie op het juiste moment in de juiste vorm en samenstelling communiceert naar iedereen die dit nodig heeft. KTBA werkt samen met uw team om voor uw situatie een optimale werkwijze te definiëren. Hierbij gaat het om een overzichtelijk stappenplan en een heldere taakverdeling voor het genereren, controleren, vrijgeven en het communiceren van goedgekeurde en actuele productinformatie, vanuit één enkele goed beheerde correcte informatiebron. Zodra het proces is geoptimaliseerd, wordt gekeken of- en op welke wijze ondersteuning door een software pakket noodzakelijk en wenselijk is. KTBA begeleidt een dergelijk project vanaf de aftrap tot en met de implementatie (en desgewenst het onderhoud) van de nieuwe werkwijzen en systemen.
Het is onze ervaring dat het beheer van productinformatie over meerdere personen verdeeld kan zijn en dat het samenstellen van een set van actuele en volledige productinformatie zeer veel tijd kost, met een relatief hoog risico op extra kosten voor het herstellen van fouten en vergissingen. Zodra een dergelijk proces is gestroomlijnd, zien we dat het introduceren van een nieuw product veel sneller gaat en dat kosten worden bespaard door minder fouten. Uw reputatie wordt versterkt doordat productintroducties zonder vertraging worden gerealiseerd én u ondervindt minder schade door afkeur en eventuele recalls door onjuiste of ontbrekende informatie. Het bespaart direct veel tijd omdat dubbel werk en onnodige handmatige handelingen worden voorkomen. Hiermee heeft u uw investering al snel terugverdiend.
