Door: Jacco van Son
Bedrijven krijgen steeds meer aandacht voor de beheersing van fraude risico’s. Het is een vast onderdeel geworden van de certificatie-audit. Toch is er meer nodig voor een eerlijk en integer product. Het gaat dan niet alleen om bewuste manipulatie (fraude) maar ook om onbewuste afwijkingen.
Een onbewuste afwijking kan ontstaan door bijvoorbeeld onwetendheid, vergissingen, slordigheid en/of onzorgvuldigheid. Deze afwijkingen kunnen op verschillende afdelingen ontstaan. Daarom is het van belang alle primaire en ondersteunende processen mee te nemen in de risicoanalyse.
Zo kan het enthousiasme van marketing om een nieuw imago te ontwikkelen, leiden tot een product integriteitsrisico: voor het nieuwe frisse imago vernieuwt de afdeling marketing de verpakking van verse kipfilet. Men ontwikkelt een verpakking met groene kleuren en een afbeelding van een kip die in de buitenlucht staat. In de praktijk is de kipfilet echter afkomstig van kippen zonder uitloop naar buiten. Door de gebruikte afbeelding verwacht de consument dat het om kippen gaat met een uitloop naar buiten. Hiermee sluit de communicatie via de verpakking niet meer aan bij het product en is de productintegriteit in het geding. Om dit te voorkomen is er bij de ontwikkeling meer interactie nodig met andere disciplines zoals kwaliteit, productie en inkoop.
Ook door gebrekkige communicatie kan de productintegriteit in het gedrang komen. Dit kan zowel bewust als onbewust: welke gegevens worden er intern en extern gecommuniceerd? Er is bijvoorbeeld met de afnemer volgens specificaties afgesproken dat alle batches microbiologisch gecontroleerd worden op verschillende parameters. De normen voor deze parameters zijn vanuit de klant strenger dan wetgeving, en de producent gaat hiermee akkoord. Ter controle neemt de producent van iedere batch drie monsters. Bij een van de batches blijkt een monster buiten afgesproken specificatie. Omdat slechts één analyse uitslag met de afnemer gecommuniceerd hoeft te worden, kiest de producent ervoor de beste uitslag te versturen en de slechte uitslag te verwijderden. Zowel de data-integriteit als de productintegriteit komen hierdoor in het geding. De gegevensverwerking is niet volledig. Hierbij gaat het om een bewuste manipulatie.
Daarnaast kan bijvoorbeeld een onbedoelde afwijking ontstaan door slechte communicatie tussen inkoop en kwaliteit. De kwaliteitsafdeling heeft een uitgebreide VACCP analyse opgesteld. Alle grondstoffen zijn in kaart gebracht en voor de grondstoffen met een hoog risico zijn beheersmaatregelen opgesteld. Bij de leverancier van de Italiaanse olijfolie zijn daarom audits gedaan en is beoordeeld of beheersing van de mogelijke fraude gevaren zijn geborgd. Het monitoringsplan sluit aan de bij leverancier. De oogst van olijven in Italië loopt echter terug door slechte weersomstandigheden. Inkoop heeft moeite om bij hun leverancier voldoende olijfolie met Italiaanse oorsprong in te kopen. Om toch te voldoen aan de vraag wordt er daarom bij een andere leverancier ingekocht. Pas na inkoop en productie communiceert inkoop de nieuwe leverancier met de kwaliteitsafdeling. De leverancier blijkt niet bekend, en de vastgestelde fraude beheersmaatregelen zijn niet langer gegarandeerd. Mogelijke fraude en productintegriteit-problemen liggen op de loer.
Verschillende handelingen in productie kunnen de productintegriteit bewust of onbewust in gevaar brengen. Een producent van roomijs produceert bijvoorbeeld verschillende soorten vanille roomijs. Een van deze varianten wordt geproduceerd met de speciale bourbon vanille. Op het eindproduct wordt deze specifieke vanille soort geclaimd. Tijdens productie werkt de operator netjes zijn receptuur af. Echter pakt hij bij het afwegen per ongeluk de Indonesische vanille van de vorige productierun. Hierdoor zit er in het eindproduct niet de geclaimde bourbon vanille. Het product voldoet niet langer aan de verwachtingen van consument die dit product speciaal vanwege dit ingrediënt koopt. Er is in dit geval een onbewust productintegriteit afwijking ontstaan.
Een gedetailleerde risicoanalyse zal naast bewuste manipulatie ook de punten waarbij onbewuste afwijkingen kunnen ontstaan, in beeld brengen. Voor een volledige risicoanalyse is het belangrijk te starten met het schematisch weergave van de relevante primaire productieprocessen, ondersteunende processen en procedures die daarmee verband houden, met inbegrip van onder andere marketing, verkoop, inkoop, traceerbaarheid, voorraadbeheer en financiën. Vanuit dit schema kunnen stapsgewijs alle risico’s met betrekking tot grondstoffen, processen en data integriteit door een multidisciplinair team in kaart worden gebracht.
