Door: Jacob Schilstra
Gedreven door wetgeving en certificatie(verplichtingen) hebben de meeste bedrijven in de levensmiddelensector een kwaliteitssysteem ingericht. Hiermee worden voedselveiligheidsgevaren beheerst en de belangrijkste kwaliteitseisen geborgd. Een dergelijk kwaliteitssysteem identificeert gevaren, analyseert bijbehorende risico’s en bewaakt kritische punten in het proces.
Recente ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat een dergelijk systeem niet alleen voor de beheersing van gevaren op het gebied van voedselveiligheid (HACCP) moet worden ingericht, maar ook voor eventuele sabotage (TACCP) en mogelijke fraude (VACCP). Zo wordt de reikwijdte van het kwaliteitssysteem geleidelijk uitgebreid.
Er is behoefte aan aanvullende beheersmogelijkheden, bijvoorbeeld van arbogevaren uit de risico-inventarisatie & -evaluatie(RI&E), risico’s voor de leveringscontinuïteit, strikte milieuwetgevingspunten, productintegriteitrisico’s in de werkwijze, evenals kritische punten uit het MVO-beleid en compliance ten opzichte van maatschappelijke en bedrijfseigen normen en waarden. Dit is noodzakelijk om stakeholders tevreden te houden.
De HACCP-systematiek van het voedselveiligheidssysteem kan relatief eenvoudig worden uitgebreid naar andere risicogebieden. De identificatie van significante gevaren en de beheersing van kritische processen en procedures kan geïntegreerd worden in het kwaliteitssysteem. Het systeem voor Quality Assurance (QA) evolueert zo naar een systeem voor Business Assurance. Het systeem omvat dan alle operationele businessprocessen.
Dit heeft ook gevolgen voor de QA-manager. Was het werkterrein voor de QA-manager voorheen voornamelijk gericht op het product, de grondstoffen en de productieprocessen, vandaag de dag ziet hij of zij het werkgebied uitbreiden naar alle businessprocessen en beleidsterreinen. In sommige gevallen was er al een stap in die richting gezet en werd deze persoon QESH-manager genoemd voor het werkgebied kwaliteit, arbo & milieu. Nu wordt de QESH-manager gepromoveerd tot Business Assurance (BA) manager. De BA-manager is verantwoordelijk voor compliance management, risico management en incident management. Deze functie evolueert hiermee naar een managementrol. Om op alle werkgebieden voldoende deskundigheid in huis te hebben wordt de BA-manager ondersteund door interne of externe specialisten die thuis zijn in de verschillende vakgebieden.
Deze ontwikkeling wordt ook erkend door de opstellers van de ISO-normen voor managementsystemen, zoals ISO 9001, ISO 14001 en ISO 22000. Zo worden de verschillende normen voorzien van dezelfde structuur en inhoud om op bedrijfsniveau stakeholders te identificeren, hun eisen en verwachtingen te inventariseren en de bijbehorende kansen en bedreigingen te analyseren. Het management stuurt dit proces aan en treft de nodige maatregelen om kansen en bedreigingen te managen en verbetering van de bedrijfsprestaties te realiseren. Deze uitgangspunten bevorderen de integratie van de verschillende ISO-normen in één geïntegreerd managementsysteem. Een compleet Business Assurance systeem bevat ook ‘management of expectations’, ‘management of change’ en ‘management of improvements’.
Bedrijven die FSSC22000-gecertificeerd zijn zullen invulling moeten geven aan deze HLS-eisen omdat de nieuwe ISO22000 in het voorjaar van 2019 in de FSSC22000-criteria wordt opgenomen.
De mate van betrokkenheid van het management is afhankelijk van het vermogen van de QA-manager om het belang van een geïntegreerd managementsysteem over te brengen bij de directie. Aan de ene kant gaat het om de belangen van cruciale stakeholders en essentiële risico’s voor de bedrijfsvoering. Aan de andere kant gaat het om een managementsysteem dat de directie in staat stelt te meten en te sturen.
Zodra de directie bewust is de noodzaak om alle kritische managementonderwerpen goed in beeld te hebben, zal men ook nieuwsgierig zijn naar de beheersmaatregelen. Men zal beseffen dat het managementsysteem geen instrument is voor de QA-manager, maar voor de directie. Het systeem identificeert kritische punten, maakt het mogelijk KPI’s te benoemen en te volgen en om hier periodieke rapportages over te ontvangen. De managementreview is een strategisch analysemoment om de bedrijfszekerheid en de bedrijfsreputatie te beschouwen en, indien nodig, bij te sturen. Dat moet een goed gevoel geven.
Arjan van Heerde
Sales leader Business Assurance
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Business Assurance voor uw bedrijf, of bent u FSSC22000-gecertificeerd en wilt u zich voorbereiden op de nieuwe norm, dan kan KTBA u nader informeren en begeleiden.